Reingenieria a Escala Humana

• Introducción
• Identificación
• Visión
• Solución
  • Diseño técnico
  • Diseño Social
  • Transformación

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Introducción

Creo importante dar una opinión  respecto de esta técnica que persigue objetivos específicos.  Pienso que la reingeniería no es más que el término de una detallada investigación respecto de nuestras prácticas laborales.
Con la globalización de los mercados y la aparición del consumismo en forma masiva y  con el convencimiento de  que es el camino para el desarrollo, nos hemos visto frente a nuevas condiciones, como lo es la alta competencia, que nos exige estar preparados siempre, no solo para los cambios sino también para sus consecuencias de carácter laboral.
Antes se hablaba de otras técnicas como la solución de las organizaciones, ahora hemos descubierto que, debido a la velocidad de las transacciones, los descubrimientos científicos y los cambios en el mercado, ya no podemos estar en una situación estática y, como la mayoría, hemos perdido competitividad.  Es ahí donde aparece la nueva organización, que debe estar acostumbrada al cambio constante pero a la vez debe sufrir cambios drásticos para no desaparecer de este nuevo escenario.
Pienso que la reingeniería vino a responder en forma global a los problemas de las organizaciones y de los individuos.
Michael Hammer es el creador del término reingeniería y la define como el cambio FUNDAMENTAL para llegar a la base de los problemas de la organización; un cambio DRÁSTICO que debe ocurrir para poder obtener los resultados ESPECTACULARES que la reingeniería promueve por medio del estudio de los nuevos PROCESOS productivos que harán nuestra organización mucho más productiva, porque pasamos de una etapa de especialización a una de generalización, en la cual el servicio puede ser realizado por una sola persona.
El autor Juan Bravo Carrasco, en su libro “Reingeniería de Negocios”, nos da una introducción bastante completa y exacta sobre el por qué de la reingeniería, la manera de lograrla y qué nuevos resultados debemos esperar de esta:  "La  reingeniería de negocios surgió como una herramienta indispensable para enfrentar los nuevos desafíos de la globalización de la economía, reflejados en la creciente competencia(...) "...La finalidad de la  reingeniería es lograr grandes mejoramientos en las mediciones asociadas a un proceso; por ejemplo, disminuir en 90% el tiempo de entrega del producto requerido por el cliente o aumentar en un 800% el número de atenciones (a los clientes)..."  "...¨¿Como lograrlo?, efectuando grandes cambios a los procesos fundamentales del negocio para cumplir cada vez mejor la respectiva misión de la organización...".
Como podremos ver, la reingeniería requiere el análisis de nuestro negocio y pretende mejorar notablemente el desempeño de nuestra organización.

1)  Finalidad de la organización

El giro al cual se dedica, la actividad que realiza, etc.

2)  ¿Cómo se maneja la nueva organización?

Tipo de autoridad, los sistemas y el personal

3)  ¿Qué es el negocio?

Además de saber el giro necesitamos identificar cuál es en el fondo del   negocio.  ¿De qué se trata el negocio?

4)  ¿Cómo medir el éxito?

Con un proceso de “benchmarking” con alguna organización afín.

5)  ¿Cuál es el rendimiento óptimo esperado?

Debemos hacer la respectiva evaluación financiera.  Pero como referencia, el rendimiento óptimo es lo mejor que podemos hacer ahora y a diferencia del rendimiento máximo, nos limitamos a descubrir cuál es el rendimiento necesario, para poder preservar el medio ambiente, repartir las gananciasexitosa.  Eso requerirá un nuevo concepto de la organización y de sus propósitos.

 

Sin embargo, hay que aclarar que el concepto individuo-empresa no significa que la manera de operar necesariamente sea que el individuo efectúe el trabajo, ya que lo que se puede “outsource” a un costo menor se debe hacer.  Aquí nos damos cuenta inmediatamente que la organización, sea de carácter personal o no, debe tomar en cuenta la posibilidad de aplicar un “outsource” algunos de los servicios que ofrece.  Sobre todo aquellos donde no es tan eficiente como podría ser algún agente externo especializado.
Pero lo importante es que el individuo que en un principio tuvo la idea, la sigue llevando a cabo con ayuda profesional.
Por ello, cuando hablamos de organización, puede pensarse en la organización de servicios que nosotros proveemos como empleados o contratistas o en  nuestra propia organización, que está integrada por nosotros mismos pero que tenemos que aprender a manejarnos como una gran organización.
De este modo, la persona o el grupo de personas deben pensar cómo les servirán sus conocimientos para comenzar a prestar los servicios, probablemente ayudados por los cambios que afectaron su estabilidad laboral.
Lo anterior viene a explicarnos que un proceso de reingeniería a escala humana no es algo tan complicado y que ya hay personas que lo han realizado en forma exitosa, quizá hasta sin saberlo.

Identificación

En ésta área, nos dedicamos a investigar nuestro modelo del negocio y sus procesos.
Vemos las áreas que no están dando un buen resultado y analizamos si los procesos se relacionan con esa situación.  Luego, esbozamos un tipo de nueva organización, basándonos en nuestros propios intereses.
Todo esto debe hacerse pensando que los procesos deben ser distintos del modelo que actualmente utilizamos.
Michael Hammer señala que, si el modelo que se produce es muy fácil de aceptar, es porque no es un buen modelo, ya que se parece mucho al actual y por ese motivo lo aceptamos inmediatamente.
En esta área, la información más esencial pretende:

1. Identificar un modelo de procesos, considerando al cliente como su centro.
2. Fomentar actividades para que se lleven a cabo en cada una de las área de cambio.  Por ejemplo, cambiar la maquinaria paso por paso.  En el caso de un individuo sería lo mismo, salvo que él tiene que definir cada actividad para realizar el cambio.
3. Definir el estándar de “performance­”.
   

Definir los niveles de producción requeridos en el proceso. 
Por ejemplo:

• Flujo de caja ¿Cuánto es el dinero que necesitamos para manejar el proceso?
• Recursos Humanos ¿Qué nivel de preparación exigiremos a nuestro personal?
• Política Salarial ¿Qué nivel de mercado representarán nuestros salarios?
• Vis a vis nivel de profesionales

Visión

En este apartado tratamos de que nuestra imaginación y capacidad de innovación se realice en términos de crear una nueva organización, que obviamente funcionará mejor.
También, es importante mencionar a Michael Hammer cuando dice que no debemos tener suposiciones sobre nuestro trabajo o sobre los procesos que no deben ser cambiados.  Estas suposiciones pueden ser el hecho de que nuestro actual sistema no sea compatible o no nos dé la rentabilidad máxima.
Hay que mantener una actitud de que todos los procesos, las tareas, etc. entran para ser analizadas y, si deben cambiarse, así será,  es como cuando se dice:  pongamos TODAS las cartas sobre la mesa.
La áreas que interesan en esta parte del proceso son:

1. Comprender el flujo de los procesos:  Básicamente, hay que entender por qué hoy algunos procesos no funcionan y cómo pueden ser reemplazados por otros que nos den mejor resultado.
2. Identificar las áreas que tienen valor agregado, pues son estas las más importantes y en ese sentido se ve qué es lo que realmente se debe hacer en términos de producción, de chequeo, etc.  Las áreas que no producen valor agregado deben ser eliminadas.
3. Utilizar la herramienta del “benchmarking”, que consiste en encontrar una organización donde podamos comparar nuestro “performance” respecto de ellos.
4. Identificar, en forma separada, los procesos internos y externos.  Los internos son aquellos que desarrollamos dentro de nuestra organización para realizar las tareas.  Los externos tienen relación con todas las tareas que efectuaremos por medio de los procesos que tienen involucración externa.

Solución
La solución está basada en un diseño que responde a todas nuestras necesidades.

Diseño técnico

Aquí analizaremos qué recursos se necesitan para concretar nuestra propuesta, qué tipo de tecnología necesitaremos y cuánto costará.
Las áreas por revisar son las siguientes:

a)  Tecnología por utilizar:  Se define la tecnología que utilizaremos en nuestro trabajo y en los proyectos.
b)  Estándar del “performance”:  Ubicamos el estándar del “performance” ideal para nuestra organización.
c)  Modelar las distintas tareas que se realizarán.  Es decir, que dentro de los procesos tenemos dueños de procesos y que algunos de estos pueden ser agentes externos o internos de la organización.  Esto se consigue al definir claramente el proceso y los resultados esperados.

Diseño Social

Esta área está relacionada con la organización de los recursos humanos que se utilizan en nuestra organización.  Las áreas específicas son:

1. Identificar las tareas:  Ver en detalle cada una de las tareas que se deben realizar para obtener nuestro producto final.
2. Identificar qué tareas pueden ser relacionadas:  Tratamos de encontrar las tareas que pueden estar relacionadas y si es probable unirlas bajo la responsabilidad de una persona.
3. Definir las descripciones del trabajo:  Se definen cuáles son las actividades que realizará cada miembro de la organización.
4. Definir las habilidades necesarias para realizar cada trabajo:  Se analizan los requisitos mínimos necesarios que cada empleado debe tener para realizar su tarea específica.  Además, ver cómo se adapta el personal a esta nueva modalidad.
5. Diseñar las oportunidades de carrera a futuro:  Consiste en desarrollar un sistema de carrera dentro de la organización, a medida que se conoce más sobre el negocio y se puede llegar a contribuir con el propósito de la institución.
6. Definir los distintos tipos de incentivos para los empleados:  ¿Cuáles son los incentivos que tendrán los empleados?  El objetivo es hacerlo acorde con lo que la organización requiere de ellos y cómo eso compensa ese esfuerzo.

Transformación

En esta sección, todo lo que se ha estudiado respecto de nuestra organización se cambia y se comienzan a utilizar los nuevos procesos y las actividades.
Los cambios se pueden realizar como planes piloto y/o en forma permanente.
Las áreas que se deben enfocar son las siguientes:

1. Desarrollo del diseño técnico:  Aquí llevamos a cabo el cambio del diseño tecnológico y de la maquinaria necesaria, tomando en consideración las lecciones aprendidas durante la etapa del desarrollo del diseño técnicos de la solución.
2. Evaluación del personal:  Según nuestro diseño social, evaluamos si las personas involucradas en el desarrollo de la actividad o productividad están preparados para esta nueva iniciativa.
3. Entrenamiento del personal:  El personal seleccionado debe ser entrenado para que pueda trabajar con un alto nivel de producción y de acuerdo con las nuevas circunstancias.
4. Retroalimentación:  En el diseño técnico definimos cómo se iba a evaluará el “performance” de  la organización.
5. Mejoramiento continuo:  Con la información que se recibe del proceso de retroalimentación, se logra un proceso de mejoramiento continuo, lo que hace que la organización no quede fuera del mercado y, además, que siempre logre una rentabilidad mayor que la del mercado.  De esa manera se cumple con el objetivo de crecer como organización.

Autor, Lic. Maximiliano Brandt, MSc. Derechos reservados. ISBN9968-9901-08

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