Liderazgo para la Administración
de Conocimiento
Primera
parte: El Hábitat Digital
 No cabe duda de lo maravilloso de los murales el era de la
cavernas y como estas nos comunican con nuestros ancestros;
son imponentes expresiones culturales de hombres primitivos
que con arcaicas herramientas de rasgar piedra contra piedra
y ocres plasmaron estas invaluables obras de arte.
 Si
comparamos las herramientas de manipulación de conocimiento
utilizadas para crear los murales y las utilizadas en el
presente para elaborar y manipular conocimiento encontramos
que la naturaleza de estas es la misma. A través de
los años, desde la pluma de ave, el tintero y la pluma
de fuente, estas herramientas han evolucionando tecnológicamente
hasta el lápiz, el bolígrafo y otras más
avanzadas. Ahora bien, en estos tiempos de la Sociedad de
la Información causa perplejidad el hecho que estas
nunca abandonaron su interfase fundamental, rasgar una herramienta
contra una superficie.
En la mitad del camino, no obstante lo primitivo de la herramienta comenzó una
lenta carrera del hombre en la generación de datos
básicos y tradición que su cultura necesitaba,
progresivamente este bagaje se fue convirtiendo en una información
compleja para la cual no bastaba la transmisión por
palabra de boca como soporte. Progresivamente las distintas
civilizaciones fueron creando estructuras de recolección, organización, selección, sintetización
y distribución cada vez más complejas como
la antigua biblioteca de Alejandría.
Con
la caída de Constantinopla las bibliotecas europeas
como las de Toledo, el Escorial, se beneficiaron grandemente,
fue después de siglos de oscurantismo que permitieron redescubrir en los manuscritos el viejo conocimiento
de los clásicos. Las incipientes tecnologías de administración de
conocimiento como los índices y catálogos de
las bibliotecas de París, Bolonia, que se ordenaron
los manuscritos y se convirtieron en agentes catalizadoras
del renacimiento y la ilustración. Estas estructuras
se consolidaron cada vez más con la aparición
en Europa de las bibliotecas nacionales como compuertas de
acceso al conocimiento para ambos universos el local y el
mundial.
Si
bien la imprenta innovó la forma cómo se distribuía
la información, no fue si no durante la última
parte del siglo XIX que progresivamente se dio la industrialización
del libro, herramienta tecnológica de portación
de información. El principal soporte para conocimiento en la Era Industrial fue el papel,
las formas creación y manipulación de esta
modalidad analógica evolucionaron lentamente igual
que con la capacidad de procesamiento.
No fue si no hasta recientemente alrededor de la década de los
sesentas que surgieron nuevas herramientas digitales como
la computadora que vinieron a revolucionar las formas de
creación, manipulación y disposición
del conocimiento vía un nuevo soporte, el multimedia
interactivo. Las computadoras primero vinieron a empoderar
a las organizaciones y luego los individuos con nuevas herramientas
para la creación de nuevas formas más complejas
de conocimiento organizacional, empresarial y personal.
Esta tecnología trajo un gran cambio respecto al tipo de soporte
comúnmente utilizado hasta ese momento, el papel;
será el multimedia interactivo, que se puede crear
y manipular con las nuevas herramientas digitales que permitirá,
por primera vez, la concurrencia de las cuatro formas de
conocimiento humano en un solo soporte.
Progresivamente se logró las computadoras hicieran lo que los
seres humanos, comunicarse unas con otras, esto implicó grandes
cambios revolucionarios en las comunicaciones de conocimiento
de muchos a muchos y los inicios de una transición
hacia la humanidad de la Aldea Global. En este hábitat
el soporte ya no esta condicionado por el tiempo ni por el
espacio, el ámbito global constituye el reto de las
nuevas estructuras de ordenación de conocimiento,
para la bibliotecología y los documentalistas se avecinan
tiempos de cambio, innovación y de necesaria transición
que exigen de un nuevo liderazgo.
El nuevo soporte (multimedia interactivo) conllevará una serie
de cualidades hasta ahora no poseídas por los anteriores,
así los productos y servicios creados por este medio
no se gastan con su uso, estos resultan altamente baratos
relacionados con los costos del los medios tradicionales,
son reutilizables y principalmente recreables vía
la agregación o desagregación valor.
Para el futuro inmediato de la humanidad implica la consolidación
de la sociedad de la economía digital la cual ya esta
vigente en algunos países, se considera que cuando
el veintiocho por ciento de la población de un país
accede a la red, este ha ingresado a la edad de piedra de
la economía digital. En este momento estadísticamente “mágico” rigen
son sobre la misma tres fuerzas superiores (leyes naturales
del nuevo modelo) que habilitan condiciones especiales para
el surgimiento de nuevos agentes catalizadores de la nueva
economía, conocidos como comercio electrónico,
e-business y recientemente el e-trade.
 La
conjugación tecnológica de la computación,
la red y el multimedia son las nuevas herramientas para la
creación y manipulación del naciente conocimiento
se ha transformado en lo que se conoce como Tecnologías
de Información y Comunicación (TIC's), en fin.
El hiper espacio constructivo de las TIC's permite la conjugación
de la computación, la red y el multimedia (texto,
imágenes, sonido y números); las nuevas herramientas
construidas con y para generar información, habilitan
un nuevo mundo digital para la creación, manipulación
y ordenación del conocimiento en formas inconcebibles
antes de la red.
Contrario a la vieja economía de hacer siempre las cosas cada
vez más perfectas pero siempre de la misma forma,
con las nuevas herramientas aparecen nuevas formas de hacer
las viejas cosas y de manera cada vez más perfectas.
Y frente al fomento del trabajo individual y la limitación
de acceso a la información por medio de los derechos
de autor, con la era digital aparecen dos leyes naturales
consustanciales a la nueva forma de trabajar en Internet
(internetworking) estas son, trabajar en grupo y compartir
información.
Tecnológicamente hablando se podría decir que con la aparición
de la primera etapa de la revolución causó la
Internet se conformó el primer hábitat estructural
para la manipulación y acceso al a la información
y conocimiento humano universal existente en toda la Aldea
Global y dispuesto en el nuevo soporte digital.
Si bien las primeras herramientas de la Internet de manipulación
de conocimiento digital que dispuso la humanidad (inicialmente
secretos militares) surgieron de información compartida
mundialmente vía los “Request For Comments” (RFC's).
Estos posteriormente fueron transformados, por medio de grupos
de trabajo en las comunidades universitarias de “toda” la
Aldea Global, en estándares mundiales. Uno de los
primeros RFC's que se convirtió en un estándar
fue el Transfer Control Protocol- Internet Protocol o TCP-IP,
este permitió que en el mismo “tubo” del teléfono
además de mensajes de vos se pudiesen enviar mensajes
de con información. Otros RFC's que fueron estandarizados
los conocemos como e-mail, grupos de noticias (Usenet), Telnet
y File Transfer Protocols (FTP's).
Hacia los finales la primera etapa de la Internet aparecieron los Gopher
(precursores de los navegadores de la Internet) y las Wide
Area Information Servers (WAIS), más conocidas como
VERONICAS. Esta última herramienta por primera vez
permitió a la humanidad indizar contextualmente
la mayor parte del conocimiento digital existente en la red
de la incipiente Aldea Global.
 Las
WAIS fueron los precursores de los modernos Motores de Búsqueda
de la Red y de los Directorios, por medio de índices
estas determinaban la importancia del documento vía
la recurrencia o repetición que una, o varias palabra
tenían el texto, la información se recuperaba
solicitando palabras clave o -keywords- a las VERONICAS.
Los índices de las WAIS se elaboraban con información
recuperada de los distintos sectores creadores del conocimiento
de la Internet.
Esta primera etapa de la revolución de la Internet permitió a
la humanidad, la estructuración del primer hábitat
universal de conocimiento digital en la Aldea Global; surge
un nuevo mundo paralelo al físico, es una cadena de
valor que permite agregarlo en formas distintas y opera con
reglas hasta ahora desconocidas. La innovación estuvo
en las nuevas herramientas de creación y manipulación
de conocimiento puro, esta etapa primera se conoce como la época
del PULL discurrió en formato textual, sin imágenes
ni colores, en blanco y negro y estático, sin sonido
y de números sin formato.
Para finales de la primera parte surgió el Hipertexto el
cual dotó a la información de una nueva capacidad,
hasta ese momento el soporte existente, el papel, condicionaba
el conocimiento a un solo plano y a un formato exclusivamente
lineal. Con herramientas innovadoras como el Hytelnet el
conocimiento adquirió una “tercera dimensión” la
cual habilitó nuevas formas de creación, manipulación,
recolección, organización, selección, sintetización,
distribución y recuperación en estructuras digitales cada vez más complejas.
En este nuevo contexto se inició la segunda etapa de la revolución
de la red, la gran diferencia con la anterior estuvo en que
se privatizó o habilitó un nuevo sector para
el sector Comercio el cual acceso a la bajo el Dominio de
.COM o .CO, también se conoció como la etapa
del PUSH. Aparecieron nuevas herramientas de creación
y manipulación de conocimiento comercial en a red,
estas permitieron construir sobre la estructura de la Internet
primitiva y por primera vez se habilitó por decirlo
de una manera, un nuevo canal universal que será el
nuevo hábitat digital para el economía digital
conocido como el Word Wide Web, el WWW y la supercarretera
o I-Way. Este nuevo medio ambiente permitió el surgimiento
del mundo de conocimiento comercial con imágenes,
sonidos, números y texto en formato multimedia en
el cual fue posible plasmar, tiendas, con estantes y productos,
consumidores y cajas registradoras, calles, “malls” comerciales,
en fin ciudades en formato digital.
El WWW técnicamente simplifico la Internet y no cabe duda que
la humanizó, una de las primeras herramientas para
ordenar la creación de conocimiento en red fueron
los Universal Resource Locators más conocidos como URL's,
vulgarmente se puede comparar como una versión digital
del Sistema Dewey. Su finalidad era, ubicar direcciones en
la red para que una persona pueda además de localizarla,
accediera a ella; así aparecieron los Dominios de Nivel Superior o TLD's, conocidos
también cómo Domain Name Services (DNS). Por orden de prioridad los primeros en tener acceso
a ese mundo de los DNS fueron los militares con su dominio
.MIL o .MI y los gobiernos con .GOB o .GO, posteriormente
ingresaron los escoláticos e investigadores vía
las universidades con .EDU o .AC, las redes con .NET o NE.
y las organizaciones mundiales, nacionales y sectoriales
con .ORG o .OR.
 Entre
estas nuevas herramientas también esta el protocolo
conocido como HTTP o Hyper Text Transfer Protocol que habilitó a
plenitud el funcionamiento del mundo del Hipertexto y de los hipervínculos en toda la Aldea Global. Este será el
mundo en el que pueden desplazarse los usuarios de la red
utilizando la tercera herramienta del WWW, los Navegadores
de la red, una versión muy evolucionada del Gopher.
Java fue otra herramienta del WWW, sin embargo más que una herramienta
constituye el nuevo lenguaje que ha revolucionado la red,
originalmente surgió para habilitar las comunicaciones
y relaciones entre aparatos. Java se ubica en el nivel de
lenguaje de máquina y los programas escritos en este
lenguaje se escriben una vez y técnicamente sirven
para cualquier sistema. En la red este lenguaje sirve de
herramienta que es simple, muy flexible, dinámica
y liviana.
El multimedia interactivo fue otra de las herramientas surgidas del
WWW, esta fue analizada anteriormente. Relacionada con la
anterior esta la última herramienta del WWW, es la
Vídeo Conferencia y vino a desatar una diversidad
de formas alternativas de comunicación entre los humanos,
organizaciones y el comercio; esta vino a abaratar grandemente
las anteriores comunicaciones que discurrían por medio
de sistemas propietarios lo que los hacía casi inaccesibles
y caros.
El
WWW se ha convertido en un hábitat al cual concurren
entorno a unos ochocientos millones de seres humanos. Esta
habilita las conocidas relaciones Cliente/Servidor por medio
de la cual se conectan los usuarios de la red con los servidores
de información, esto permite casos como el del servidor
de las últimas olimpiadas que pudo atender 64 millones
de hits en un día.
Si
bien solo se mencionará la tercera etapa de este proceso
revolucionario de la red el cual vivimos en el presente,
esta se caracteriza por la aparición de nuevos aparatos
de telefonía celular y de información. Uno
de los nuevos retos de esta etapa es consolidar los celulares
con el comercio electrónico, se calcula que podrían
tener acceso al mercado de la Aldea Global entorno a 1.8
millardos de potenciales consumidores además de los
800 millones.
No cabe duda que la Internet ha venido a cambiar muchas cosas tal cual
se hacían en la anterior economía, concretamente
nos ha habilitado un nuevo mundo el cual nos sirve a los
humanos de igual manera, y en casos mejor que el físico.
En cierta forma ahora son dos mundos de los que disponemos,
el físico y el virtual, es necesario tener presente
que ambos son distintos y que muchas veces las reglas de
uno no sirven en el otro, concientes de esto es más
importante aprender a administrar ambos mundo en concierto.
 Las
nuevas herramientas sirvieron especialmente para la creación
de nuevos tipos de conocimiento complejo surgido de la administración
e interacción de las organizaciones complejas, las
macroestructuras mundiales y otras empresas comerciales multinacionales. Hoy
día estas organizaciones crean y consumen información
en formatos distintos como ocurría hace treinta años,
un factor que ha sobresaltado los procesos tal cual ocurrían
antes de la Internet ha sido la desaparición del tiempo
y el espacio, su efecto principal ha sido la desmaterialización
de los hechos, las capacidades de procesamiento también
se han afectado por ciclos cada vez más rápidos.
No obstante el corto periodo de tiempo que ha discurrido desde los inicios
de este proceso revolucionario han acontecido profundos cambios
de grandes consecuencias para la humanidad, principalmente
en la forma de crear y extractar valor económico de
los bienes. Algo determinante es que las transacciones entre
vendedores y compradores ocurren en una arena definida por
la información, en este mundo en el cual esta es accesada
y absorbida más fácilmente y en tiempo real;
además esta puede ser ordenada y preciada de manera
distinta a la física.
Segunda parte: La Administración de Conocimiento
Sin perder la perspectiva del libro como una herramienta tecnológica
de portación de información, no cabe duda que
los índices bibliotecológicos durante muchos
años constituyeron tecnología de punta de administración
de conocimiento que dirigía a los usuarios, por regla
general, al conocimiento explícito del momento y otras
fuentes de información.
Todavía a mediados del Siglo Veinte se consideraba que la información
como tal no servia para agregar valor, la opinión
generalizada era que la información constituía
un “mal necesario” para el orden y funcionamiento de las
organizaciones, el cual no cabe duda había que administrarlo.
Inicialmente, por los mismos prejuicios de la era industrial
causado por la exclusividad de la línea de producción
como única herramienta de agregar valor, “ya que la
información no podía agregar valor per se,
menos aún crearlo”, esta solo podía tener una
forma lineal y con un producto final, (manufacturado) mercadeable
y escaso, el libro.
Hoy día sabemos que es posible crear, agregar y desagregar valor
desde y con información, y desde cualquier etapa de
la su creación es posible generar productos, el punto
determinante en la reconceptuación del producto final
de la información es que el conocimiento no se conformación
linealmente, su forma es y ha sido circular.
Es un hecho confirmado que en los inicios de la Economía Digital
como etapa previa a la Sociedad de la Información,
en general existen ciencias encargadas de la administración
de los datos, la información per se, sesgada al fin
en dos campos, de la bibliotecología y la archivistica.
Ambas ciencias, hasta ahora ha dado respuestas tecnológicas
de recuperación relativamente satisfactorias acorde
al soporte y a las exigencias del sistema vigente, tecnologías
que hasta ahora habían estado limitadas por el tiempo
y el espacio.
Las estructuras organizacionales y operativas de la red han establecido
nuevas formas de trabajo en grupo y han introducido cada
vez más nuevas formas de compartir información
que a su vez habilitan el trabajo en grupo.
Importante es que las pautas de consumo y las formas de creación
del conocimiento han cambiado acelerándose radicalmente
como consecuencia de la aparición de nueva leyes naturales
como la Ley de Moore y otras supra mencionadas. Esta ley
que lleva más de cuarenta años rigiendo estipula
que la cantidad de transistores dentro de los chips se suplica
cada dieciocho meses.
En fin, se puede decir que las formas “primitivas” de creación
y ordenación de conocimiento no satisfacen las necesidades
de consumo de las nuevas estructuras organizacionales cada
vez más digitalizadas y complejas.
Hasta ahora la mayoría de las organizaciones estaban basadas
en el conocimiento explícito, aquel organizado formalmente
en manuales de organización y documentos de la organización.
Constantemente aparecen nuevas herramientas innovadoras cuyo
epicentro esta en el uso intensivo de las TIC's que permiten
relacionar el conocimiento tácito de los trabajadores,
la experiencia de estos que hasta ahora solo había
podido ser estructurada a la organización en forma
tangencial. Con estas nuevas herramientas algunas organizaciones
han logrado que los trabajadores no solo compartan bregando
en grupo el conocimiento estratégico, aquel típicamente
restringido y de acceso limitado, si no que también
participen activamente en la elaboración de nuevos
tipos de conocimiento.
Es importante hacer notar que contrario a la información, el
conocimiento está enraizado en las personas, cómo
este se integra con la estructura de producción dependerá cada
vez más de las nuevas herramientas para que la creatividad
pueda ser integrada al proceso, y que el en vez de ser parte
de un proceso.
Cómo el conocimiento en general se crea a través del proceso
de interacción social, las organizaciones no solo
deben facilitar formas colaborativas de trabajo y de compartir
información, también deben estar a la vanguardia
en la implementación de sistemas que habiliten el
acoplamiento entre el conocimiento organizacional, el personal
y todo aquel conocimiento no estructurado posible relacionado
con el giro y tráfico de la entidad.
Como un principio para la implementación de políticas
sobre trabajo de conocimiento, las organizaciones deben velar
constantemente en la integración de todas aquellas
islas de información y procesamiento disperso que
existan en la organización.
Si bien en la mayoría de los casos de implementación de
sistemas de administración de conocimiento estos se
habilitan por medio de la tecnología y la creatividad,
es importante tener presente en la toma de decisiones que
la tecnología por
si, no es administración de conocimiento.
Con el fin de no tomar decisiones erróneas inducidas
por los prejuicios de la era industrial, previo a la adopción
de sistemas de administración de conocimiento se deberán
contestar las siguientes preguntas, primero ¿Para
Quién? cuáles son las personas o equipos de
trabajo a quienes este servirá; en segundo lugar deberá determinarse ¿Qué tipo
de conocimiento se administrará?; en tercer lugar
es el ¿Porqué? está o no identificado
el sistema con los objetivos de la organización. Finalmente,
una vez dilucidadas las anteriores preguntas, para el cuarto
lugar se reservará la pregunta de ¿Cómo?
o cual tecnología aplicar.
En la mayoría de los casos de sistemas de administración
de conocimiento es importante tener claro a cual audiencia
se quiere servir, no cómo.
Compartir información
Aparte de constituir la esencia de la nueva sociedad, en
la administración de conocimiento una parte importante
de esta es compartir información, o mejor dicho cómo
se comparte. En estos tiempos de cambio y transición
cómo se gesta este acto relacional constituye el recurso
más importante de toda organización moderna,
por ende para las organizaciones es determinante cómo
se dispone y se libera el conocimiento para ser compartido.
La administración de Capital Intelectual es un componente categórico
de la administración de conocimiento, esta es una
nueva disciplina que asiste a las organizaciones a cambiar
y a adaptarse al nuevo mundo conducido por el conocimiento.
La administración de información se ha convertido en algo
innovador ya que permite extractar mayor valor de los bienes
digitales e inmateriales, este se puede lograr por medio
de formas innovadoras de agregar y desagregar valor. Una
de estas es habilitar a la organización con hábitats
que propicien compartir la información lo que a su
vez deberá servir de base para la colaboración
o trabajo en grupo. Será de este tipo de estructuras
de donde surgirá la nueva dinámica social de
la economía digital.
En el conocimiento es trascendental entender que este es temporal, por
lo que debe considerarse como una actividad, no como una
información estática con el fin de crear soluciones
de administración de conocimiento; ahora bien, tampoco
debe considerarse, como la percibe la mayoría de las
personas, como la solución para los problemas. El
conocimiento es la habilidad de obtener una solución,
bien sea haciendo coincidir información o bien utilizar
o crear un proceso para una resolución, acorde con
lo anterior es necesario concebirlo como una actividad.
Para
finales del Siglo XIX y los inicios del Siglo XX como la
información no tenía una forma específica
de agregar valor, esta se vio afectada por la preponderancia
de la línea de producción como la única
forma de agregar valor, progresivamente se llegó a
considerar que la información y el conocimiento solo
se construían de manera lineal. Si la industria, el
motor de la época, había determinado como una
verdad absoluta que esta era la única forma de agregar
valor, la aplicación del concepto al conocimiento
era incuestionable.
Otra cualidad de la información y del conocimiento en formato
digital es que este puede ser creado y recreado en el contexto,
en la red el conocimiento supera los condicionantes del tiempo
y del espacio en cierta forma se podría decir que
este transcurre en un constante cambio.
En esta nueva etapa del conocimiento aparecen grandes oportunidades
para generar riqueza con la información, el conocimiento
y los bienes inmateriales, hoy día en las grandes
organizaciones se han establecido nuevas prácticas
para administrar los intangibles con el fin de sacar el mejor
provecho de estos, habiéndose convertido en una estrategia
determinante para la mayoría de las organizaciones.
En el presente es fácil encontrar tecnologías que dan
acceso y soporte a la administración de conocimiento,
desde el software de paquete y los altamente sofisticados
que suelen hacerse a la medida o customizados; también
están los repositorios de conocimiento que se digitalizan
cada vez más y diariamente aparecen nuevas tecnologías
en la red. Además están entre otros, las herramientas
que permiten el acceso al expertise, estas van desde las
más simples hasta las más complejas como son
los robots de Software que prestan servicios de conocimiento
para los humanos en dieciocho áreas distintas.
Las aplicaciones de e-learning han venido a demostrar que es factible
administrarlo reutilizarlo reintermediando a los individuos
directamente con la información y el conocimiento.
Así las tecnologías de chateo y discusiones
en línea se han convertido en aplicaciones gestoras
de conocimiento, auque no lo aparenten por ser herramientas
informales, al ser utilizadas entre grupos y para trabajar
en grupo progresivamente han comenzado a integrar valor agregado
en las organizaciones.
Finalmente, en los últimos tiempos han surgido nuevas herramientas
de búsqueda y de minería de datos las cuales
son más apropiadas a las nuevas estructuras de Internet
y las Intranets. Las bibliotecas digitales corporativas se
han convertido en el hábitat donde estas nuevas herramientas
tienen su universo organizacional del cual indizan y recuperan
la información. Este es el nuevo ámbito de
búsqueda en el cual se desempeñan los nuevos
esquemas de organización ya no solo de datos e información
sino de algo más complejo como el conocimiento.
Hoy día cuando al tomar decisiones respecto a la compra de los
programas de administración de conocimiento se deben
tener presente por lo menos los siguientes puntos.
Estos deben fomentar la innovación incentivando la libre circulación
de ideas, información y datos dentro de las organizaciones,
en caso que un programa no ofrezca este requisito para los
tres ambientes, la Intranet, Internet y la Extranet se deberá dejar
en un segundo lugar y favorecerse los sistemas que si lo
ofrezcan. Estos también deben mejorar el servicio
al cliente, estableciendo y dinamizando los tiempos de respuesta,
las mejoras de estas herramientas se deben referir no solo
respecto a los procesos si no también debe beneficiar
las comunicaciones, automatizándolas ojalá en
su totalidad.
Estas aplicaciones concluyentemente deben mejorar las ganancias, y además
deben estar regidas por principios que tengan implicaciones
de llevar los productos y servicios más rápidamente
al mercado. En otras aplicaciones deberá buscarse
que estas disminuyan la rotación de personal, especialmente
que liberen a los trabajadores de las ataduras de ser parte
en los procesos, estas deben reconocer el valor del conocimiento
del empleado y gratificarlo; fundamentalmente el fin no es
eliminar personal, por el contrario se trata de liberarlo
para que estos puedan hacer trabajo de conocimiento creativo.
Definitivamente, se trata que estas aplicaciones dinamicen las operaciones,
reduzcan los costos, los cuáles pueden disminuir hasta
en un sesenta por ciento, y principalmente se eliminen los
procesos innecesarios y redundantes. Si bien lo anterior
se refiere a la reingeniería no se trata de aplicar
la teoría con estricto rigor de deshacerse de los
mandos medios, más que todo el concepto es hacer el
sistema más eficiente y de utilizar a las personas
de manera tal que integren y compartan su conocimiento con
la estructura organizacional.
La administración de conocimiento debe ir más allá y
proveer una capacidad generalizada a través de medio
ambientes estructurados y no estructurados, para que el expertise
no sea restringido por las fronteras departamentales, ni
las sistémicas. Para lograr la verdadera administración
de conocimiento se requiere de cambios significativos en
ambos, las capacidades de computación y las actitudes
sobre cómo compartir conocimiento. Es necesario introducir
hábitats de colaboración que sean el fundamento
de la transformación hacia la verdadera administración
de conocimiento.
En el conocimiento es trascendental entender que este es temporal, por
lo que debe considerarse como una actividad, no como una
información estática con el fin de crear soluciones
de administración de conocimiento. Ahora bien, tampoco
debe considerarse, según perciben la mayoría
de las personas, como la solución para los problemas.
El conocimiento es la habilidad de obtener una solución,
bien sea haciendo coincidir información o bien utilizar
o crear un proceso para una resolución; acorde con
lo anterior es necesario concebirlo como una actividad.
Entre los beneficios de la administración de conocimiento están
principalmente la reutilización del mismo, convirtiéndose
hasta cierto punto en la compuerta de acceso al conocimiento
organizacional y por ende, a un mundo de una nueva organización
digital dinámica. Hasta ahora el medio digital (multimedia
interactivo), ha sido el soporte más barato para la
creación, reutilización de la información,
y para que el conocimiento discurra de manera fluida.
Los ahorros logrados por estas organizaciones, comparados con el mundo
del papel, son abismales y beneficiosos para cualquier organización;
en el medio digital estos ahorros se multiplican desde que
aparecen las externalidades de la Internet, (datos, información,
personas, grupos, comunidad, relaciones, conociendo). Ahora
las organizaciones no solo disponen de contenido interno
(conocimiento explícito) vía la Intranet para
realizar sus actividades de Intracomercio, en una organización
sin paredes, en donde toda la información esta en
una Biblioteca Digital Corporativa a la cual se el hace Minería
de Datos.
La Intranet también es una estructura para la disposición
y liberación de ese conocimiento con fin de que los
trabajadores se relacionen con el este para que con su conocimiento
implícito (bagaje cultural). Liberados de labores
cotidianas, estos en un ambiente de colaboración
(Trabajo en Grupo) podrán compartir su información
con la organizacional, será en este instante que comenzará creación
del conocimiento estratégico organizacional.
 El
norte que debe presidir la transformación de las organizaciones
hacia estas nuevas estructuras debe ser la recreación
constante de la entidad. La relación de la Intranet
con las externalidades de la Internet habilita el acceso
organizacional al nuevo universo de relaciones y contenidos
de la Aldea Global. Esto nuevo acceso vía la Extranet
y la Internet vienen a fomentar la creatividad de los trabajadores
de conocimiento y quienes a su vez, enriquecen a la nueva
entidad digital con la creación de un nuevo conocimiento
estratégico organizacional.
Nuevo
retos a la administración de conocimiento.
Es importante hacer notar que no toda la información es conocimiento
especialmente se asumimos que conocimiento es algo temporal
y situacional, es una actividad, quizás antes de continuar
y para poder dilucidar los mejor los retos que se presentan
a individuos y organizaciones, se hace necesario concretar
la diferencia entre datos, información y conocimiento.
Los datos se encuentran tanto en las estructuras reales como en las
virtuales, estos una vez que adquieren estructura y significado
pueden ser transmitidos o comunicados a través de
cualquier canal tradicional, (verbal o impresa) o vía
las alternativas de los canales digitales. Sin embargo, el
dato no pierde esta cualidad propia cual es su aislamiento
y la falta que tiene de relación con el hecho que
lo general, en cierta forma es como algo espurio, este no
dirige a la acción o induce a la toma de decisión
en un individuo u organización.
La información por el contrario, bien sea personal u organizacional,
de acuerdo al contexto, las habilidades y la experiencia
disponible esta puede convertirse en conocimiento distinto
de la misma información. No hay que perder de vista
que por regla general un mensaje tiene una forma determinada
bien sea tipo documento, o de una comunicación auditiva
o gráfica y un fin específico. Esta usualmente
tienen un creador o emisor y un receptor y el mensaje se
cruza entre ambos, cuando no entre más. La información
como tal no necesariamente se percibe igual por todas las
personas, distintos receptores pueden percibir el mismo mensaje
con distinto significado; a su vez este puede afectar bien
sea un juicio de valor o el comportamiento de una persona.
La información contrario a los datos, informa, esta quizás
es la gran diferencia entre ambos, ya que el dato es como
neutro. El mismo concepto de información tiene implicaciones
como son informar, o dar forma y la información es
capaz de formar a la persona que la localiza, esta afecta
de manera distinta a lo externo y a lo interno de la persona
que la utiliza. Si los datos son neutros, estos se convierten
en información cuando su creador les añade
estructura y les de significado.
Contrario a los datos y la información, el conocimiento es más
amplio, mas profundo y más rico que los anteriores,
en cierta forma este se ve determinado por la experiencia,
los valores, aptitudes y actitudes, y se relaciona mucho
con el contexto en que esta localizado el receptor; este
sirve como el marco implícito para la incorporación
de nuevas experiencias e información, es absolutamente útil
para la acción.
El conocimiento en principio es un capital intelectual individual, se
origina, aplica y mantiene en continuo proceso de cambio
en la mente de cada persona. En realidad el conocimiento
solo llega a ser útil cuando se comparte y se trabaja
en grupo, es en ese intervalo que se convierte en un proceso
evolutivo y cambiante en el ámbito individual y grupal
de la sociedad.
Es en estos casos en donde el conocimiento lineal deja de ser tan importante
para adquirir su máxima dimensión y vigencia
el conocimiento circular, una de las propiedades que tiene
el formato digital e hipertextual; solo así adquirirá las
características de ser verdaderamente recurrible,
reutilizable y recurrible, de manera efectiva, rápida
y ágil, en tiempo real (sin tiempo y sin espacio).
Otras características del nuevo contexto hacen que
el conocimiento deje de ser estático, por el contrario
este es dinámico, flexible, reutilizable, variable
y puede ser creado en tiempo real.
Ahora bien, es importante estar claro que si bien la tecnología
no se impone a la administración de conocimiento este
es un factor determinante del mismo, especialmente para la
generación del conocimiento moderno que consumen las
nuevas organizaciones, en donde categóricamente la
tecnología habilita nuevas estructuras alternativas
para compartir y trabajar en grupo.
Ante los fracasos de la reingeniería, uno de los grandes retos
de las organizaciones es cómo embarcar o convencer
a todo el personal de la organización para que suban
a bordo de los procesos de administración de conocimiento,
no cabe duda que la principal solución esta en la
persuasión del líder. Otra es la educación
práctica de las personas, para las organizaciones
quizás la más práctica, esto no solo
implica enseñar si no también dar a la vez
que se enseña nuevas herramientas para el trabajo
digital; de esta manera no solo se aprende si no que practica
y trabaja a la vez que se educa. El otro reto es el que plantea
la existencia o no de un marco jurídico que delimite
las nuevas “canchas”, nuevas reglas para los nuevos jugadores,
si no hay una guía que delimite el nuevo espacio transaccional
se dificulta la conformación del nuevo hábitat,
(regulaciones como las de Firma Digital, reconocimiento del
Habeas Data, el Derecho de Acceso Universal, Derecho de Acceso
a la Información, los nuevos Contratos Electrónicos,
Comercio y Gobierno Electrónico)
Finalmente uno de los grandes peligros que tienen los proyectos de administración
de conocimiento es que en momentos determinados este podría
no identificarse, o apartarse de las metas específicas
de la organización. En estos casos suelen surgir problemas
en el mismo proceso de implementación del proyecto,
esto es un peligro para el futuro de la misma organización
y de grandes inversiones. Por ende es importante establecer
sistemas de control de la identidad o no del proyecto de
administración de conocimiento con las metas de la
organización.
El desarrollo de estrategias relacionadas con los proyectos de administración
de conocimiento.
Se podría decir que por lo reciente no se esta claro respecto
al desarrollo de estrategias relacionadas con la administración
de los distintos tipos de conocimiento (explícito,
tácito y estratégico), consecuencia de las
innovadoras herramientas de creación, manipulación
y recuperación habilitadas por la TIC's. Existen distintos
planteamientos y no hay un  concepto
definitivo sobre el tema, en algunos casos la doctrina se
ha inclinado en dar mayor peso a la satisfacción del
cliente, el servicio se ha convertido en una parte importante
del desarrollo de las estrategias de creación
y administración de conocimiento, respuestas más
rápidas. Además de dinamizar (streamline) toda
la organización interna, las nuevas relaciones habilitadas
por las red permiten extender el giro y tráfico de
la cadena de valor de la organización mediante el
establecimiento de nuevos eslabones hacia la pre venta y
la post venta.
 La
administración de los intangibles también se
ha convertido en una parte importante de la administración
del conocimiento, aquí la meta se ha transformado
en cómo sacar el mejor provecho de estos nuevos bienes.
Las organizaciones que manipulan este tipo de bienes inmateriales
cada vez más aplican este tipo de estrategias, tal
es el caso de las casas disqueras propietarias de grandes
cantidades de música la cual deben estar recreando
y reutilizando para sacar mejor beneficio.
La creación, estructuración y reutilización de
este tipo de bienes intangibles en el futuro vendrá a
convertirse en el elemento diferenciador, ya no competitivo
de las organizaciones, tal es el caso de las organizaciones
que poseen patentes.
La práctica de la Administración de Conocimiento
Principalmente la Administración de Conocimiento se ha convertido
en una disciplina de administración en la que se trata
al capital intelectual como un bien administrable, el cual
también es explotable. Un ejemplo de esto es la empresa
Microsoft en la cual su fundamento esta en la explotación
de objetos de conocimiento y su reutilización.
Las principales herramientas que se aplican a la práctica de
administración de conocimiento son, la dinámica
organizacional, los procesos de reingeniería y la
tecnología.
La dinámica organizacional vía el encadenamiento digital
a lo interno y a lo externo vendría a convertirse
en el agente catalizador del nuevo conocimiento, esta se
relaciona estrechamente con las distintas formas de compartir
conocimiento y las distintas formas de interacción
humana. Importante es que sin esta dinámica organizacional
y humana no hay creación de conocimiento dentro de
la organización.
Los procesos de reingeniería son los que introducen las nuevas
formas de hacer las cosas, alternativa que ha surgido especialmente
con las TIC's, ya no solo se trata de seguir haciendo las
cosas cada vez más perfectamente si no de hacerlas
de una nueva forma.
La tecnología impregna todos los sectores de nuestra sociedad,
transformando las viejas formas, acelerando los tradicionales
ciclos, desintermediando y reintermendiando nuevos actores,
no existe un solo rincón de nuestra sociedad que de
una forma u otra no se vean impactados por esta.
Las tres herramientas funcionan en concierto para hacer más fluidos
los procesos, (streamlining) estas mejoran la captura y flujo
de los datos, la información y el conocimiento dentro
de la organización, para disponerla, dispersarla y
en general entregarla a individuos y grupos de trabajo involucrados
en labores específicas.
 Son
los individuos o los trabajadores de conocimiento los recursos
más importantes dentro de una organización,
inequívocamen te estos son vitales para las organizaciones del Siglo
Veintiuno. Estos trabajadores de conocimiento son los que
manipulan estos bienes como bienes para agregar más
valor, y porqué no desagregarlo, y convertir la “materia
prima” con que se integraron los productos de conocimiento
lineales del Siglo Veinte en nuevos productos y servicios
de valor agregado.
Sobre estos productos y servicios rigen principios previamente inconcebibles
como son los de reutilización ya que no se consumen
con su uso, de recreación, bodegaje y minería
de datos, información y conocimiento, customización
o personalización, estructuración y recuperación.
Este arquetipo o nueva forma es la repercusión o consecuencia
directa de que ya no aplican sobre los datos, la información
y el conocimiento, las leyes naturales de la anterior sociedad,
el tiempo y el espacio. Ahora el conocimiento discurre en
tiempo real en los individuos, entre estos, en las organizaciones
y entre estas en toda la Aldea Global habilitado por la Internet
y la computación, las TIC's.
En este nuevo ambiente cuando se hace referencia a la administración
de conocimiento, ya no se trata de crear una base de datos
que viene a ser una réplica completa de lo que ya
es conocido por los miembros de una organización,
o que se ha sido introducido al sistema para su uso. Al contrario,
ahora la administración de conocimiento comprende
una diversidad de fuentes de datos, información, conocimiento,
desde bases de datos (la Internet Invisible), sitios en la
red, organizaciones, trabajadores, asociados, formales, informales,
estructuradas, no estructuradas y casuales, regularidades
e irregularidades.
La administración de conocimiento también concierne al “cultivo
de la red” (Web Farming) del conocimiento donde esté radicado,
mientras su contexto sea capturado y se le de un mayor significado
a través de su relación con otra información
en la organización; en la actualidad el nuevo conocimiento
no depende de ningún tipo de soporte.
Con la administración de conocimiento no se trata, como ocurrió en
la era industrial, de convertir a trabajadores de conocimiento
en piezas intercambiables, enchufándolos a la Intranet
o la base de datos corporativa. Aquí de lo que se
trata es de integrarlos al sistema para que de manera colaborativa
contribuyan en el proceso creativo del sistema como un todo.
En esencia esto comprende fomentar lo que los trabajadores
hacen mejor, pensar; esto es lo que más necesitan
las organizaciones de esta nueva centuria.
En la organización del Siglo Veintiuno se trata de empoderar
a los individuos con las TIC's, de coligarlas a la nueva
cultura corporativa y los procesos comerciales, de aprovecharla
como un vehículo para administrar, disponer y compartir
el conocimiento organizacional y el expertise de asociados,
colaboradores y trabajadores al primordial motor del crecimiento
comercial: el trabajador de conocimiento.
Tercera Parte: Los gestores de conocimiento y la Administración
de Conocimiento
 En
este nuevo hábitat digital, en donde ha sido posible
la creación de “aceras, calles” edificios, tiendas
con sus estantes, y organizaciones virtuales en las cuales
fácilmente pueden discurrir las comunicaciones y transacciones
humanas tal cual ocurren en el mundo real, muchas veces con
mayor eficiencia, eficacia y satisfacción que en el
mundo físico.
Han
aparecido nuevas formas de crear y de ordenar el conociendo
las cuales era inconcebibles acorde con los productos creados
bajo las reglas del conocimiento lineal. En un nuevo mundo
sin tiempo y sin espacio la información adquiere su
verdadero valor universal, es necesario aprender a estructurarlo
manipularlo acorde con el tipo de conocimiento que se esta
manipulando y la función que se le quiere dar.
Entre
más simple sea el conocimiento, mas utilidad se le
puede dar para reutilizarse en la capacitación, este
sirve especialmente para sitios de capacitación. Entre
más linear sea el contenido, este suele ser mas predecible,
este es muy útil en la narrativa que suele ser linear.
Entre
más complejo sea el conocimiento que se manipula,
por regla general circular, el conocimiento se podrá utilizar
con audiencias más educadas, si este lo relacionamos
en un ambiente de estructuras no lineales adquiere una gran
flexibilidad, sin embargo, para algunos este puede resultar
confuso.
Para
no perder la ubicación desde la cual se opera es importante
tener presente que la ordenación de conocimiento ya
no tiene un orden específico para crearse, ni mucho
menos depende de soporte alguno para poder existir, por el
contrario este tiene múltiples formas y soportes.
Tampoco se debe entender el conocimiento como un producto
final ya que este constituye un producto de constante crecimiento,
recreación, transformación, vinculación,
y de desarrollo en forma circular o en espiral ya que este
casi siempre tiende a retornar sobre si mismo.
Ante
esta evidencia es necesario para el gestor del conocimiento
salirse de los esquemas manejados hasta ahora para la ordenación
y recuperación; o mejor dicho, es necesario avanzar
los principios esta ciencia hacia el entendimiento de los
nuevos estadios de consumo de información, por individuos
y organizaciones, que exigen nuevas formas de ordenación
y recuperación para la toma de decisiones en tiempo
real.
En
estos tiempos de la administración de conocimiento
en formas virtuales, al gestor no le basta con tener una
ventaja competitiva, es necesario diferenciarse con nuevas
destrezas y conocimientos que permitan agregar y desagregar
digitalmente la información para que organizaciones
y trabajadores generen el nuevo valor de estos tiempos, el
conocimiento.
Estas
nuevas destrezas se adquieren dominando las nuevas herramientas
digitales como la computación y nuevos tipos de software
que permiten construir en el contexto la nueva infraestructura
de información que facilitará la creación,
recurrencia y encadenamiento del conocimiento.
También
es necesario aprender no solo a manipular el nuevo conocimiento
digital, además se deben tener conceptos básicos
sobre diseños gráficos, o por lo menos principios
básicos de estética, que permita al administrador
de conocimiento crear en el contexto de la Internet un hábitat
básico como interfase para participar activamente
en las nuevas formas de compartir el conocimiento.
En
estos tiempos es importante entender la esencia de las redes,
estas devienen en una pieza fundamental para poder entender
la tercera dimensión que el conocimiento adquiere
con el hipertexto. Sin este entendimiento básico será incierto
el venturoso camino que tienen individuos u organizaciones
hacia el futuro, los prejuicios del conocimiento lineal no
permitirán tener claro el mapa del nuevo hábitat.
No
cabe duda que el Mercadeo y la Publicidad han sido profesiones
seriamente afectadas con la aparición de la red, siendo
el medio el mensaje, con el contexto de la Internet aparecieron
posibilidades que hace quince años eran imposibles.
Si bien no es necesario tener un título en estas materias,
sí es imperioso entender el concepto y significado
de un sitio en la web, las implicaciones de disponer de una “ventana
comercial” al mundo, y especialmente el acceso al mundo del
conocimiento de la Aldea Global. Solo de esta manera podremos
concebir proactivamente la forma de canalizar efectivamente
el mensaje a través del nuevo mundo y diferenciarnos
como exige el cambiante mundo digital y para guiar hacia
un futuro el conocimiento estratégico hacia mejores
servicios y productos.
Sin
una visión comercial es difícil tornar la administración
de conocimiento en algo distinto a lo que había sido
hasta ahora, una práctica de ordenación de
conocimiento lineal, condicionado por el soporte predominante
durante los últimos tres siglos, (papel y sistemas
analógicos avanzados), poco flexible, no reutilizable,
de altos costos su adquisición, mantenimiento, ordenación,
y procesamiento.
Con
la aparición de la Internet las estructuras de conocimiento
tradicionales han comenzado cada vez más a perder
usuarios que exigen formas más dinámicas de
consumo de conocimiento, más flexibles de uso, de
procesar y recuperar; las organizaciones no pueden subsistir
sin esta “materia prima” que mueve al mundo entero.
En
fin, durante la primera parte del Siglo XXI el escenario
para la creación de conocimiento será la existencia
alrededor del mundo de una innumerable cantidad de repositorios
de información conectados por medio de la Internet.
Las comunicaciones de banda amplia manejarán simultáneamente
y sin costuras sonido, video, texto y números, en
multimedia interactivo. El procesamiento de voz y video será sincronizado
e integrará contenido de información multimedia
con soporte de búsqueda y recuperación semántico-algorítmica,
para ser entregado en tiempo real en relaciones de muchos
a muchos.
Las
técnicas de acceso harán accesibles e inteligibles
información de carácter universal y en el ámbito
de la Aldea Global, permitirán además búsquedas altamente
eficientes en vastos números de repositorios de información
estructurada en la red (internetworked). Serán los
aparatos (aplicaciones) de información, no necesariamente
computadoras, los que proveerán servicios de acceso
a estos repositorios de una manera escalable, eficiente e
interoperativa.
14
de diciembre del 2003 |
